辦公應用的正確打開方式 基於TIM項目的反思與探索

lily

| 導語 在支持TIM Mac版的時間裡,設計團隊經歷了產品的誕生、迭代、轉型,在跟進一個個需求的同時我們也在反思:如今的產品是否理想?是否可以為用戶解決辦公場景中的痛點?如果重新定義一款辦公產品,會是怎樣的形態?為了解決這些問題,設計團隊組成了焦點小組,重新梳理辦公場景,嘗試定義一款全新的辦公產品。

定義一款新產品,首先回歸到三個最基本的問題:

1. 確定用戶

對用戶的精準定位與分析是發現問題、痛點從而找到解決方法的必要途徑。在針對目前辦公產品的市場現狀調研顯示,目前QQ的辦公用戶所在企業規模以小型、中型公司為主,約佔59.3%;用戶行業集中在IT、事業單位、房產、加工製造、貿易行業,其中IT/通信/電子/互聯網佔比達到20.3%;生產/加工/製造業為11.5%;房地產/建築業為11.1%。(數據來源:《TIM調研分析》)

在確定目標人群的過程中,我們嘗試行業領域維度出發分析用戶特點,但是由於行業範圍過於寬泛,不同領域之間的辦公需求千差萬別,深入了解的研究成本過高,以至於很難概括和歸納用戶數據。在改變用戶定義角度之後,我們將目標人群定義為有辦公需求的1-100中小型團隊或個人。

2. 發現問題

在確認用戶範圍之後,通過對相關用戶的調研結果可以將目標人群劃分為兩類:團隊leader/管理者以及員工。兩類用戶對辦公場景下的需求、痛點以及期望也有所不同:

根據調研顯示,團隊管理者用戶普遍關注團隊整體發展狀況,對個人日程管理、業務進展、資源管理方面有較強烈的需求。員工用戶相比之下會更加註重個人工作效率、溝通協作、內容生產、沉澱積累等方面,期望在專業能力、人際交往能力上有所提升,在團隊中體現自我價值。

在匯總概括全部用戶數據之後,利用卡諾模型將全部需求進行了進一步劃分:

必要品質(Required):便捷、效率、方便管理、隨時隨地——注重效率層面

期望品質(Desired):學習、分享、人脈、個人價值、引領成就——注重沉澱及價值

魅力品質(Exciter):輕工作、重生活、遊戲化、快樂工作——注重體驗情感化

針對以上品質可以概括為相對應的三個問題:

(1)如何幫助用戶管理個人及團隊事項以提高工作效率?

(2)如何幫助用戶認知自我價值及企業價值並且提升影響力?

(3)如何讓用戶實現“快樂工作”?

3. 解決方案

經過對三個問題的分析和思考,最終得出的相應的解決途徑:

在探索解決方案的承載形式時,我們對目前市場上的辦公/協作辦公產品進行了研究,其中主流的產品形態包括七種類型:

  • IM/溝通類: 企業QQ、企業微信、釘釘等
  • 任務管理類:trello、teambition等
  • 知識產出沉澱類:confluence等
  • 文件管理類:雲盤類
  • 流程審批:OA類
  • 協作工具類(文檔編輯、設計模板):google doc、invision等
  • 綜合類:明道等

由於需要提供的功能模塊多而複雜,我們將產品定義為以綜合型工作台為基礎的辦公服務平台,其各模塊功能流程如下:

在每個模塊和模塊之間的轉化過程中,我們根據用戶需求探索出了創新點與優化方向:

協作平台視覺探索方案

4. 轉換思路

在完成工作台方案後,我們對整體方案進行了回顧和評估,結合對效率型辦公工具的用研結果發現:效率型辦公工具的使用決策權大多來源於領導或負責人,普通員工屬於從眾跟隨狀態。這種企業型自上而下傳播的性質會導致產品本身的封閉性和局限性;用戶培養成本、運營成本、多平台下的產品開發成本過高;其中一些功能模塊與用戶常用的辦公工具存在重合(如溝通模塊與QQ、微信重合)。這些客觀問題使我們必須重新思考尋找更好的解決方案。

與此同時,TIM項目正在進行產品轉型期,各平台均做了相應調整,以TIM PC版和Mac版為例:

TIM PC版在原有QQ的功能上做了大幅度刪減,並添加了辦公功能,成為最終的QQ輕聊版以適應QQ PC版用戶在辦公場景下的需求。

QQ Mac版由於其主打的辦公屬性與TIM目標一致,所以將二者進行合併,在QQ Mac版的基礎上添加了辦公功能。

由於QQ Mac版的簡約特性,需要考慮如何在不影響自身簡潔、輕量感的同時增加辦公功能。最終我們的結論是以插件工具包——TIM Toolkit的形式來擴展辦公功能。Toolkit是以辦公插件平台為基礎,相對獨立於Mac QQ提供各種類型的辦公插件,用戶可以從工具包中選擇自己需要的辦公插件。

在考慮工具包中的功能類型時,我們再次運用到了卡諾模型中必要品質、一維品質和魅力品質的衡量標準,從這三個維度進行了腦暴:

用戶在使用時可以根據自身需求下載相應插件,在積累一定的用戶數據後,系統會將匹配最多的插件打包成組,並進行成組插件之間的整體流程優化,推出集成插件組合供用戶選擇。

通過對辦公人群的用研結果,我們選擇事項管理為首個推出的辦公插件,並進行了兩種視覺風格探索:

延續協作平台探索方向,融合桌面場景的黑白基調方案

從Material Design中汲取色彩和形式的撞色搭配方案

總結:

經過對辦公場景的重新梳理,讓設計團隊更全面地理解了目標用戶的需求,不斷完善設計出最佳的解決方案。整個項目的推進流程遵循了Double-Diamond設計模型。第一階段通過發散思維儘可能多的找到目前辦公場景中的問題、痛點(Discover),再進行收斂並歸納問題性質(Define)。在第二階段確定解決方案時,同樣先通過開放的探索方式設計可行方案(Develop),經過評估測試後確定最終解決方案及呈現方式(Deliver)。Double-Diamond模型理論中,發散和收斂的設計流程幫助團隊從解決單一問題的思考模式上升至解決問題共性的層次,針對共性提供的解決方案可以更有效的解決用戶痛點,是一個很實用的設計方法。

 

參考資料:

《中小企業辦公場景調研簡要結論》

《辦公用戶第二輪調研》

《移動辦公場景探索》

《移動辦公探索調研報告重新梳理》

《TIM調研分析》

《效率型工具-訪談小結》

 

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